(目的)

第1条　この訓令は、壱岐市消防の文書の取扱いについて、必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常に整備して事務能率の向上に努めなければならない。

(係員の分担事務)

第4条　係員の分担事務は、消防本部にあっては消防長の承認を得て課長が定め、消防署にあっては消防署長の承認を得て副署長が定める。

(協力義務)

第5条　職員は、その分担事務に従事するほか、事務繁忙のときは、相互に協力する義務を有する。

(臨時又は特別の事務)

第6条　消防長は、臨時又は特別の事務を処理するため必要があるときは、臨時に指名してこれを処理させることができる。

(公文書の区分)

第7条　消防本部及び消防署における文書の区分は、次のとおりとする。

(文書の記号)

第8条　消防本部の文書の記号は、次のとおりとする。

(公文書の記名)

第9条　消防本部又は消防署において施行する文書は、消防長名又は消防署長名を必ず用いるものとする。

(親展文書の取扱い)

第10条　総務課長は、親展文書(親展郵便を含む。)を受領したときは、開封することなく、親展文書受理簿に必要な事項を記載し、速やかに消防長に直接手渡しその処理について必要な指示を受けるものとする。

(文書の取扱い)

第11条　消防本部及び消防署において受領した文書は、その文書の余白に受付印を押印し、文書件名簿に必要な事項を記載し、受付印の番号欄に課又は係の略称と番号を記入すること。ただし、パンフレット等の軽易なものは、受付印のみとすることができる。

(口頭による照会等の取扱い)

第12条　公衆から、電話又は口頭による照会等を受理したときは、口頭受理簿に記載し前条の文書として処理するものとする。

(文書の様式等)

第13条　文書は、原則として横書きとする。ただし、公告等縦書きが適当と認められる場合は、この限りでない。

(整理保管)

第14条　文書は常に整理するとともに、適確に保管し、直ちに利用できるようにしなければならない。

(保存期間)

第15条　文書の保存期間は次のとおりとし、文書完結の翌年の1月1日から起算するものとする。ただし、会計に関する文書は、会計年度による。

(非常持出し文書)

第16条　文書取扱責任者は、保存する文書のうち特に重要な文書は、非常持出しに指定し、見やすい箇所に「非常持出」と朱書きし、非常の際直ちに搬出できるよう措置しておかなければならない。

(文書の事故防止)

第17条　職員は、常に文書の所在及び経過を明らかにし、盗難及び紛失等の事故防止に留意するとともに、消防長又は消防署長の承認を得ないで部外者に示し、内容を告げ、謄本を与え、又は庁外に持出すことがないよう、文書事故の防止に努めなければならない。

(投書の取扱い)

第18条　職員は、投書を受理したときは、開封することなく、ただちに消防長に提出するものとする。