(目的)

第1条　この訓令は、壱岐市の保有する特定個人情報について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、市の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利権益を保護することを目的とする。

(適用の範囲)

第2条　この訓令は、壱岐市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年壱岐市条例第2号)第2条第1項に規定する実施機関の職員に適用する。

(定義)

第3条　この訓令における用語の意義は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条の定めるところによる。

(総括保護責任者)

第4条　市長は、各課等における特定個人情報の管理に関する事務を総括させるため、総括保護責任者を置く。

(副総括保護責任者及び監査責任者)

第5条　総括保護責任者を補佐するため、副総括保護責任者を置く。

(総括保護管理者)

第6条　実施機関における特定個人情報等の管理に関する事務を調整するため、総括保護管理者を置く。

(保護管理者)

第7条　特定個人情報を取り扱う各課等に、保護管理者を置く。

(事務取扱担当者)

第8条　事務取扱担当者は、各課等における特定個人情報の管理に関する事務を担当する。

(管理体制)

第9条　保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。

(教育研修)

第10条　総括保護責任者は、職員に対し、特定個人情報の取扱いについて理解を深めるため又は特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(責務)

第11条　職員は、番号法の趣旨に則り、関連する法令等の規定並びに総括保護責任者、副総括保護責任者、総括保護管理者、保護管理者及び事務取扱担当者の指示に従い、特定個人情報を取り扱わなければならない。

(アクセス及び複製等の制限)

第12条　保護管理者は、特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。

(訂正)

第13条　職員は、特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

(搬送等)

第14条　保護管理者は、特定個人情報等が記録された電子媒体及び書類等を搬送するときは、個人番号が判明しない措置の実施及び追跡可能な移送手段の利用等の安全対策を講じるものとする。

(媒体の管理)

第15条　職員は、保護管理者の指示に従い、特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、市長が特に必要があると認めるときは、耐火金庫等への保管、施錠等を行うものとする。

(廃棄等)

第16条　職員は、特定個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報の復元又は判読が不可能になるよう、当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。

(取扱状況の記録)

第17条　保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報の利用及び保管等の取扱状況について記録するものとする。

(個人番号の利用の制限)

第18条　保護管理者は、個人番号を利用するに当たっては、番号法に定められた事務に限定するものとする。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第19条　職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第20条　職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報の収集・保管の制限)

第21条　職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはならない。

(取扱区域)

第22条　保護管理者は、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講じるものとする。

(アクセス制御)

第23条　保護管理者は、特定個人情報の秘匿性等その内容に応じ、パスワード等(パスワード、ICカード認証情報、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じるものとする。

(アクセス記録)

第24条　保護管理者は、特定個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講じるものとする。

(アクセス状況の監視)

第25条　保護管理者は、特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報への不適切なアクセスの監視のため、必要な措置を講じるものとする。

(管理者権限の設定)

第26条　電算管理者は、特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止)

第27条　電算管理者は、特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォール等の設定による経路制御等の必要な措置を講じるものとする。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第28条　電算管理者は、不正プログラムによる情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講じるものとする。

(情報システムにおける特定個人情報の処理)

第29条　職員は、特定個人情報について一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。

(暗号化)

第30条　保護管理者は、特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講じるものとする。

(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)

第31条　保護管理者は、情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じるものとする。

(端末の限定)

第32条　保護管理者は、特定個人情報等の処理を行う端末を限定するために必要な措置を講じるものとする。

(端末の盗難防止など)

第33条　保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講じるものとする。

(端末の外部持ち出し等)

第34条　事務取扱担当者は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第35条　事務取扱担当者は、端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じるものとする。

(入力情報の照合等)

第36条　職員は、情報システムで取り扱う特定個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報の内容の確認、既存の特定個人情報との照合等を行うものとする。

(バックアップ)

第37条　電算管理者は、特定個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成するために必要な措置を講じるものとする。

(情報システム設計書等の管理)

第38条　保護管理者は、特定個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講じるものとする。

(入退管理)

第39条　電算管理者は、特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講じるものとする。この場合において、特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講じるものとする。

(電子計算機室等の管理)

第40条　電算管理者は、外部からの不正な侵入に備え、電子計算機室等に施錠装置等の措置を講じるものとする。

(特定個人情報等の提供)

第41条　職員は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。

(業務の委託等)

第42条　保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認しなければならない。

(事案の報告及び再発防止措置)

第43条　情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、直ちに当該特定個人情報を管理する保護管理者に報告するものとする。この場合において、情報漏えい等が外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染によるものであるときには、保護管理者は、電算管理者に報告するものとする。

(再発防止措置)

第44条　保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。

(公表等)

第45条　総括保護責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講じるものとする。

(法令等の違反に対する厳正な対処)

第46条　実施機関は、職員が法令又は訓令等に違反する行為を確認した場合には、法令又は訓令等に基づき厳正に対処するものとする。

(監査)

第47条　監査責任者は、特定個人情報の管理及び利用状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護責任者に報告するものとする。

(点検)

第48条　保護管理者及び電算管理者は、各課等における特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護責任者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第49条　総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から特定個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じるものとする。

(その他)

第50条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。