2　文書による事案の処理は、壱岐市事務決裁規程(平成16年壱岐市訓令第4号)に従い決裁を受けて行わなければならない。

2　文書は、横書き、左とじとする。ただし、法令又は文書の性質上これによりがたいときは、この限りでない。

2　総務課長は、この訓令に定める文書事務が適正に行われるよう必要に応じ各課(壱岐市行政組織規則(平成16年壱岐市規則第2号)に規定する課及び担当課長、課に相当する行政機関並びに会計課をいう。以下同じ。)における文書等の取扱いについて調査し、又は適正な処理がなされるよう指導しなければならない。

2　文書取扱主任は、各課の長(以下「課長」という。)が指名する。ただし、課長は、特定の事務について必要があると認めるときは、当該事務に係る文書取扱主任を別に指名することができる。

3　文書取扱者は、課長が指名する。

4　文書取扱主任は、課長の命を受け、課における文書事務を掌理し、及び文書取扱者を指揮監督する。

5　文書取扱者は、文書取扱主任の監督を受け、課における次の事務を処理する。

2　起案文書に基づく発信文書には、当該起案文書の番号を付ける。ただし、あいさつ状、お知らせその他軽易な通知文については、文書番号を省略することができる。

2　勤務時間外に市に到達した文書の取扱いについては、当直員から引継を受けたのち、前項の規定により処理するものとする。

3　市に到達した文書で郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたもの、その他主管課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

2　前項の場合において、電子メールの着信の確認は、定時に行うこととする。

3　前項の処理において、着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力をし、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙については、前条、次条及び第12条により処理する。

4　前項の場合において、電子メールに着信した電磁的記録については、主管課長が簡易な取扱いができるものと認める場合は、同項の規定による処理を省略することができる。

2　前項においてその文書の内容が2以上の課に関連するもの及びその所管が不明確なものは、各部の庶務を担当する課に配付し、当該課長が所管を定める。

2　前項第1号により文書取扱者から文書の配付を受けた者は、当該文書を次により処理しなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

3　各種申請書、届出書その他定例により処理する文書については、前項第1号により、処理する。

2　一般文書は、施行期限の定められているものを除き、原則として課に配付された日から7日以内に処理しなければならない。

2　定例により処理する事案は、あらかじめ総務課長の承認を受け、回議用紙を用いず、簡易な方法により処理することができる。

3　申請書等様式の定まっている文書及び軽易な文書に基づく事案は、回議用紙を用いず、簡易な方法により処理することができる。

4　至急に回答等の処理を要する事案は、電話その他適宜の方法により処理することができる。ただし、処理後その取扱いを文書により明らかにしておかなければならない。

5　前3項により処理した文書は、決裁後文書管理システムに必要事項を登録する。

2　前項の規定にかかわらず、定例かつ大量に処理する事案に係る起案文書については、起案登録を省略することができる。

2　第14条第2項及び第3項の規定は、供覧及び報告の場合についても、準用する。

2　担当者が出張その他で不在となる場合は、あらかじめ係長又は他の職員に引継ぐ等文書の処理状況を明らかにしておかなければならない。

2　担当者は、起案文書の処理が完了したときは、文書管理システム上で、施行日を入力し、又は記載し、文書の完結の登録(以下「完結登録」という。)を行わなければならない。

2　前項の規定により作成した発信文書等(電磁的記録を出力することによって作成したものにあっては、当該電磁的記録。)は、文書管理システム上で電磁的に記録する。ただし、文書の性質上これによりがたいときは、この限りでない。

2　前項の規定にかかわらず、対内文書(特に押印の定めがあるものを除く。)又は軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。

3　総合行政ネットワーク文書については、電子署名を行う。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。

4　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

2　文書の発送は、郵送又は使送の方法により行うものとする。ただし、必要があるときは、宅配便等を利用することができる。

3　軽易な文書、先方から提出の方法につき指定があった文書又は急を要する文書で一時的に送達する文書については、ファクシミリ、電子メールを利用することができる。

4　郵送の場合は、各課ごとに文書取扱者がまとめ、料金後納郵便差出票(様式第3号)により送付する。ただし、これにより難いときは、郵便切手又は主管課長の指定する方法とする。

2　軽易な対外文書及び対内文書は、事案により部長名又は課長名を用いるものとする。

3　単に周知を図る目的で作成された文書(チラシ、ポスターその他の広報文書をいう。)にあっては、第1項の規定にかかわらず、市名又は部若しくは課名を用いるものとする。

4　時期を定めて大量に発信する文書で、その内容と体裁から市の機関が発信したものであることが一般に信頼され得ると認められるものについては、総務課長と協議のうえ、当該機関の職名のみを用い、氏名を省略して発信することができる。

2　文書等の保管又は保存にあたっては、常に紛失、火災、盗難、消去等の予防の処置を講じておかなければならない。

2　この規定に定めるもののほか電磁的記録の保存に関し必要な事項は、別に定める。

2　課長は、毎年度始めに、その年度に発生する予定の文書等についてファイル基準表を作成し、総務課に提出するとともに、各課に備え置かなければならない。

3　課長は、ファイル基準表の内容に変動があったときは、速やかに総務課に報告しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書の保存年限は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。

3　課長は、文書等の保存年限が第1項の規定により難いと認めるときは、総務課長の承認を得て、文書等の保存年限の種別を新設することができる。

2　課長は、ファイルにより保存することが適当でない文書等について、総務課長の承認を得て、他の方法により整理しなければならない。

2　前項の保存文書は、総務課において保存する。

3　第1項の保存文書で、執務上常時必要とするものその他特別の理由があるものについては、総務課長の承認を得て、各課において保管することができる。

2　秘扱い文書等については、貸出し及び閲覧を禁止する。ただし、主務課長が特に必要と認め、許可したときは、この限りでない。

3　保存文書の貸出期間は、1週間以内とする。ただし、長期にわたり貸出しを要するときは、総務課長の承認を得て、当該期間貸出しを受けることができる。

4　保存文書の貸出しを受け、又は閲覧をする者は、当該文書等の損傷又は紛失等に注意するとともに、主務課長の許可を得ないで転貸をし、又は抜取り、追補、まっ消、訂正等をしてはならない。

5　保存文書を紛失し、又はき損したときは、始末書に所属課長の検印を受け、直ちに総務課長に届け出なければならない。

2　前項の規定にかかわらず、主務課長がなお必要と認めるものは、総務課長の承認を得て、当該文書等の廃棄を延期することができる。この場合において、執務上の参考となるものは、資料として主務課その他で保管することができる。

3　長期保存文書(30年保存する文書等をいう。)については、その保存期間が10年を経過するごとに、総務課長と主務課長が協議して、保存の継続又は廃棄を決定するものとする。

4　保存文書等の廃棄は、焼却、裁断その他適当な方法により行うものとする。ただし、秘扱い文書等については、復元できない方法で処理しなければならない。

5　電磁的記録は、復元できないよう消去する方法により廃棄しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成20年11月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令施行の際現に存する文書等で、この訓令により改正を必要とするものについては、新たに調製するまでの間、なお従前の例によることができる。この場合において、保存期間が「永久保存」とあるのは、「30年保存」と読み替えるものとする。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。