○壱岐市役所処務規程

平成20年10月27日

訓令第17号

壱岐市処務規程(平成16年壱岐市訓令第1号)の全部を改正する。

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めがあるものを除くほか、職員の服務及び事務処理の適正化を図るため、必要な事項を定めるものとする。

(登庁)

第2条 職員は、登庁したときは、自ら出勤簿(様式第1号)に押印しなければならない。

(時間外の登庁)

第3条 職員は、壱岐市の休日を定める条例(平成16年壱岐市条例第2号)第1条第1項に定める休日(以下「休日」という。)及び執務時間外に登庁したときは、その旨を当直員に通知し、退庁するときは、火気に注意し、その取締りを当直員に引き継がなければならない。

2 職員は、休日に登庁したときは、職員等登庁受付簿に登庁時間、退庁時間等を記入しなければならない。

(勤務時間中の離席)

第4条 職員は、勤務時間中みだりに所定の勤務場所を離れてはならない。

2 職員は、勤務時間中一時所定の場所を離れるときは、上司又は他の職員に行き先を明らかにしておかなければならない。

(物品の管理保管)

第5条 職員は、その使用する物品を常に一定の場所に整理保管し、紛失、火災、盗難等に注意しなければならない。

(庁舎内外の清潔整理)

第6条 職員は、健康増進及び能率向上を図るため、庁舎内外の清潔整理及び執務環境の改善に努めなければならない。

(願又は届書の提出)

第7条 職員は、次の各号のいずれかに該当するときは、願又は届書を市長に提出しなければならない。

(1) 住所を定め、又は転居したとき。

(2) 改姓又は改名したとき(戸籍抄本を添付すること。)

(3) 転籍したとき。

(4) 本務のほかに他の業務又は役職を受託しようとするとき。

(休暇等の取扱い)

第8条 職員は、疾病その他の理由により、出勤時刻に出勤できないとき又は勤務時間中に早退しようとするときは、事前に年次休暇又は欠勤の手続を取らなければならない。

2 職員が、疾病その他止むを得ない理由により事前に年次休暇又は欠勤の手続を取ることができないときは、速やかに電話、伝言等により所属長に連絡しなければならない。

3 職員が、疾病のため休暇をとることが7日以上にわたるとき又は市長が請求をしたときは、医師の診断書を提出しなければならない。

4 職員が産前産後の休暇をとる場合は、医師の証明書を添え市長の承認を受けなければならない。

(欠勤の取扱い及び報告)

第9条 職員が休暇(年次休暇を除く。)の承認を受けず、又は年次休暇請求の手続を取らずに勤務しなかったときは、欠勤とする。

(文書の公開及び秘密保持)

第10条 職員は、上司の承認を受けなければ、文書を他人に示し、又は内容を告げ、若しくはその謄本、抄本等を与えてはならない。文書を庁外に携行するときも、同様とする。

2 職員は、自己の担任事務でない事項であっても、機密に属する事項は、漏えいしてはならない。

(職員現住所簿)

第11条 総務課において各部課別に職員現住所簿を備え、常にこれを整理しておかなければならない。

(事務引継)

第12条 次に掲げる理由が生じたときは、前任者はその理由の生じた日から7日以内にその担任する事務を後任者に引き継がなければならない。

(1) 休職又は退職したとき。

(2) 異動を命ぜられたとき。

(3) 機構の改革等により担任事務が移管されたとき。

(出張中及び休暇中の事務引継)

第13条 出張及び休暇のため執務することができない場合において担任事務のうち急を要するものがあるときは、上司の承認を受けて、他の職員に引き継ぎ、事務処理に遅滞のないようにしなければならない。

(事故ある場合の事務引継)

第14条 特別の理由により後任者に事務を引き継ぐことができないときは、部課長等にあっては市長の指定する職員に、それ以外の職員の場合には所属長(課長等をいう。以下同じ。)の指定する職員にそれぞれ引き継がなければならない。

2 前項の場合において指定された者は、後任者に引き継ぐことができるようになったときは、直ちにこれを後任者に引き継がなければならない。

第15条 職員が死亡その他の事由により自ら事務の引継ぎをすることができない場合は、後任者又はその職務を行うことを命ぜられた者は、その事務を調査し引継ぎの理由の生じた日から10日以内に調査書を調整のうえ、部課長等の場合は市長に、それ以外の職員は所属長に報告しなければならない。

2 前項の規定による調査書の様式は、第16条に規定する事務引継書の様式を準用する。

(事務引継書の添付書類)

第16条 事務引継書(様式第2号)には、演述書並びに書類(帳簿類を含む。)目録並びに物件目録並びに現金、金券及び有価証券の目録並びにその他必要な目録を添付しなければならない。

2 前項の規定による演述書には、次の各号に掲げる事項を具体的に記載しなければならない。

(1) 懸案事項に係る経緯、対策及び意見

(2) 将来の計画

(3) その他必要な事項

(事務引継書の提出)

第17条 部課長等の事務引継書は総務課長を経て市長に、それ以外の職員の事務引継書は所属長にそれぞれ提出しなければならない。

2 所属長において口頭でさしつかえないと認められるものについては、事務引継書を省略することができる。

(事務の相互扶助)

第18条 臨時に必要があるときは、その主管外の事務といえども相互に援助しなければならない。

(意見の具申)

第19条 職員は、各自の担任外でも市行政その他の事項で重要と認めるときは、口頭又は書面によって、意見を市長に具申することができる。

(出張)

第20条 出張は、旅行命令簿(壱岐市職員等の旅費に関する条例別記様式)に記入し、必ず事前に決裁及び命令を受けなければならない。

(出張中の指示)

第21条 出張中において次の各号のいずれかに該当するときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。

(1) 用務地又は日程の変更をする必要があるとき。

(2) 疾病その他の事故によって執務することができないとき。

(3) 天災地変のため旅行を継続することができないとき。

(出張の復命)

第22条 出張を命ぜられた者が帰庁したとき(上司に随行した場合を除く。)は、速やかに復命書(様式第3号)を提出しなければならない。ただし、軽易な事項については、口頭により復命することができる。

(時間外勤務及び休日勤務)

第23条 時間外勤務及び休日勤務は、壱岐市処務事務システムによる時間外勤務命令申請又は時間外勤務等命令簿(壱岐市職員の給与の支給に関する規則様式第4号)により事前に上司の決裁を受けなければならない。

(非常持出)

第24条 重要書類は、持ち出しやすい書箱に納め、見やすい場所にこれを置き、「非常持出」の表示をし、あらかじめ重要性に応じた順位を定めておかなければならない。

(非常心得)

第25条 職員は、庁舎又はその附近に火災その他非常事態の発生を知ったときは、勤務時間外の場合であっても、直ちに登庁し、上司の指揮を受けて事態の収拾に当たらなければならない。

(事故報告)

第26条 主管課長等は、職員に重大な事故が生じたときは、速やかにその旨を総務課長及び上司に報告しなければならない。

(電話又は口頭の受理事項の処理)

第27条 電話又は口頭により受理した事項で重要と認めるものは、電話・口頭受理用紙(様式第4号)にその要領を記載の上、処理しなければならない。

(鍵の取扱い)

第28条 各庁舎の庶務的業務を行う主管課長は、庁舎又は室の鍵の管理を厳重にし、盗難の防止等に努めなければならない。

(退庁時の火気の点検及び施錠等)

第29条 各室の最後の退庁者は、退庁の際その室内の火気を点検し、窓及び室の施錠並びに消灯を行った後帰庁しなければならない。

(当直)

第30条 当直は、宿直及び日直とする。

2 宿直又は日直に当たる者(以下「当直員」という。)については、次のとおりとする。

(1) 宿直 庁舎警備業務を委託する者1人

(2) 日直 職員1人

(当直の勤務)

第31条 当直の勤務は、次の各号に定める区分によるものとする。ただし、当該各号に定める時限後であっても、引継ぎを終わらないときは、退庁することができない。

(1) 宿直 退庁時限から翌日の登庁時限まで

(2) 日直 登庁時限から退庁時限まで

(当直の任務)

第32条 当直員が行うべき事項は、次のとおりとする。

(1) 公印及び物品の管守

(2) 文書物品の収受

(3) 戸籍に係る届出の受理及び埋火葬許可証の交付

(4) 急施を要する文書及び物品の発送

(5) 防火、防犯その他庁中の取締り

(6) 災害等緊急時の連絡

(当直中の文書の取扱い)

第33条 当直員において収受した文書は、次のとおり取り扱わなければならない。

(1) 親展電報及び親展の封書は、封かんのまま、一括して、翌日文書管理担当課に引継ぎをする。

(2) 電話又は口頭により受けた事件は、聴取書を作成して、あて名の者に通知する。

(3) 前各号の場合において、急施を要すると認めるものは、適宜の措置を講じなければならない。

(4) 第1号及び第2号までに係る引継ぎにおいて翌日が休日のときは、次直の者に引継ぎをする。

(庁舎の保全警戒)

第34条 当直者は、随時庁舎の内外を巡視して、窓戸の閉鎖火気の始末その他戸締りをしなければならない。

2 庁舎内外又は付近に火災その他非常異変が発生したときは直ちに市長、副市長その他関係職員又は必要な関係者に急報すると共に、防火、警備その他臨機の措置を講じなければならない。

(当直日誌)

第35条 当直員は、次の事項を当直日誌(様式第5号)に記載し、翌日総務課長(支所にあっては、支所長(郷ノ浦支所を除く。)第39条までにおいて同じ。)に提出しなければならない。ただし、翌日が休日のときは、次直の者がこれをしなければならない。

(1) 勤務中処理した事項

(2) 庁中巡視の時刻及び異状の有無

(3) 前2号に掲げるもののほか、必要と認める事項

(日直の割当て)

第36条 総務課長は、日直の順番を定め、前月末までに、本人に通知しなければならない。

(日直の免除又は猶予)

第37条 次に掲げる者は、日直を免除する。

(1) 産前若しくは産後の休暇又は病気休暇その他の事故のため出勤することができない者

(2) 特に免除の許可を受けた者

第38条 新たに就任した者は、就任の日から6月を経過した後でなければ、日直をさせてはならない。

(日直者の交代)

第39条 日直の通知を受けた者がやむを得ない事情により勤務することができないときは、同等の資格を有する代直者を定め、代直承認願(様式第6号)を総務課長に提出して、その承認を受けなければならない。

(当直室の備品)

第40条 当直室には、次に掲げる品目を常備しておかなければならない。

(1) 処務規程

(2) 宿日直心得及び災害対策要綱

(3) 職員名簿

(4) 当直日誌

(5) 庁舎等の鍵

(その他の必要な事項)

第41条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。

この訓令は、平成20年11月1日から施行する。

(令和4年4月1日訓令第4号)

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

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壱岐市役所処務規程

平成20年10月27日 訓令第17号

(令和4年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第1節 事務分掌
沿革情報
平成20年10月27日 訓令第17号
令和4年4月1日 訓令第4号