○壱岐市地縁による団体の認可等に関する事務処理要領

平成18年7月1日

訓令第12号

(趣旨)

第1条 この訓令は、地方自治法(以下「法」という。)第260条の2の規定により行う、自治会・町内会等の地縁による団体(以下「団体」という。)の認可及びこれらに関連する事務の取り扱いについての必要な事項を定める。

(事務の所管)

第2条 団体の法人登録に関する認可及びこれらに関連する事務の所管は、政策企画課とする。

(団体への事前指導)

第3条 団体から法人登録の認可申請等について相談を受けた場合は、認可事務を円滑に行うために、次の事項について説明・相談に応じる。

(1) 認可対象となる団体は、次のとおりとする。

 自治会等の一定の区域に住所を有する地縁による団体に限られる。

 スポーツや社会福祉等の特定の活動を行う団体や区域内に住所を有すること以外に、年齢、性別等の特定の属性を必要とする団体は除く。

 不動産又は不動産に関する権利等を保有している団体若しくは近々保有する予定のある団体で、さらに、法第260条の2第2項に定める4つの認可要件に該当することが必要である。従って、不動産を現に保有せず、また、近々保有する見込みのない団体は、認可申請の対象にならない。

(2) 認可申請をするか否かは、団体により決定する。集会所等の不動産を保有している団体であっても、認可申請をするか否かは、団体の自由である。また、団体における認可申請をする決定は、総会で議決する必要がある。

(3) 構成員は個人であり、その区域の住民の大多数の加入が必要である。団体を地縁による団体として法人化するため、その区域に住所を有する個人が構成員となり、さらに、その区域の住民の大多数が構成員になっていなければならない。また、構成員の確認は、構成員の住所・氏名を記載した構成員名簿(署名形式)の提出を受けて行う。

(4) 認可要件を満たす規約を整備する。法第260条の2第3項に定める規約に規定する事項について、現在の団体の規約を見直し、整備する必要がある。また、認可を受けた団体には、民法の一部が準用されることを考慮して規約を整備する。

(5) 総会の開催と議決事項が必要である。同条第2号の認可申請をする議決のほか、認可要件を満たす規約の決定、構成員の確定、代表者の決定及び不動産等の資産の確定等を総会で議決する。この総会は、現在の団体の規約で定める手続きにより開催する。規約を整備していない現在の団体は、同条第4号の要件を満たす規約を準用して開催する。なお、総会の内容は議事録に記録し、議長及び議事録署名人の署名押印を受けておく。資産の所有が団体か否かについて争いがある場合に、その資産が市の財産に関するものでない限り、市は介入せず、当事者相互で解決しなければならない。

(6) 認可申請には、認可申請書のほか規約等合計10種類の添付書類が必要である。

(7) 認可を受けた地縁による団体は、課税の対象となる。ただし、壱岐市税の減免取扱要綱(平成16年壱岐市訓令第91号)第2条の規定による当該団体が賦課期日現在に所有し公共性が高いと認められる資産に係る固定資産税については、全額減免される。

(認可申請書の確認・受理)

第4条 認可申請書及びその添付書類を受理する際は、次の事項について確認する。この際、不備な事項を発見したときは受理せず、不備な事項について指導する。

(1) 認可申請に必要な認可申請書(様式第1号)及び認可申請書に添付する書類の具備及び記入漏れ等を確認する。

 必要規定事項の定めのある規約

 認可を申請することについて総会で議決したことを証する書類。認可を申請する旨を議決した総会の議事録の写しで、議長及び議事録署名人の署名押印のあるもの

 署名形式で、全構成員の住所・氏名を記載した構成員名簿(様式第2号)

 保有資産目録(様式第3号)又は保有予定資産目録(様式第4号)

 総会に提出された事業報告書、決算書、事業計画書及び予算書等、地域的な共同活動を行っていることを記載した書類

 申請者が代表者であることを証する書類。申請者を代表者に選出する旨の議決を行った総会の議事録の写しで、議長及び議事録署名人の署名押印のあるものと申請者が代表者となることを受諾した旨の承諾書等の写しで申請者本人の署名押印のあるもの(様式第5号)

 裁判所による代表者の職務執行の停止の有無及び職務代行者の選任の有無(様式第6号)。また、職務代行者が選任されている場合は、その住所・氏名を記載したものも添付する。

 代理人の有無(様式第7号)。また、代理人がある場合は、その住所・氏名を記載したものも添付する。

 団体の区域及びその地番が分かるように地図に赤線等で表示した地図

 区域内の人口及び世帯数を記載した書類(様式第8号)

(2) 次の4つの認可要件を満たしているか否かの確認をする。

 その区域の住民相互の連絡、環境の整備、集会施設の維持管理等、良好な地域社会の維持及び形成に役立つ地域的な共同活動を目的とし、現にその活動を行っていると認められること。「良好な地域社会の維持及び形成に役立つ地域的な共同活動を目的」としているか否かは、規約に定める目的で判断する。「現にその活動を行っている」か否かは、事業報告書などの活動状況を示す書類によって確認する。また、団体の活動実績は、少なくとも1年以上あること。

 その区域が、住民にとって客観的に明らかに定められていること。区域は、容易にその区域が認識できること。区域の表示は、大字及び地番で行う。

 その区域に住所を有する全ての個人は、構成員となることができるものとし、その大多数の者が現に構成員になっていること。「区域に住所を有する全ての個人」としているので、年齢、性別及び国籍等の条件は無く、区域に住所を有する個人であること(世帯単位の構成員は認めない。)。区域内の法人及び組合等の団体は賛助会員として扱うこと。「その大多数」とは、団体の認可事務を行ううえで、市が特別な事情のある者と客観的に判断できる者を除く、その区域の全住民であること(9割程度)。「現に構成員になっている」ことは、構成員名簿により確認する。

 規約を定めていること。名称、目的内容、区域、事務所所在地、構成員の資格、代表者、会議及び資産に関する事項を確認する。

(認可・不認可の決定、告示及び台帳への登載等)

第5条 団体から認可申請の提出があった場合は、受理した日から14日以内に、その事務処理を行う。

(1) 認可申請書類の受付及び審査をする。受理した認可申請書類は、収受印を押し、認可要件に該当するか否かを審査する。

(2) 認可・不認可の決定及び通知をする。認可・不認可の決定は、市長の決裁を受けて行う。認可を決定した場合は、申請者に「地縁による団体の認可について(通知)」(様式第9号)により、その結果を通知する。不認可を決定した場合は、申請者に「地縁による団体の不認可について(通知)」(様式第10号)により、その結果を通知する。

(3) 告示をする。認可の決定をした団体についての告示(様式第11号)は、遅滞無く市長の決裁を受けて行う。

(4) 地縁団体台帳(様式第12号)へ登載する。

(5) 証明書を交付する。

 認可を受けた団体の証明書の交付請求は、証明書交付請求書(様式第13号)の提出を受けて行う。

 証明書は、請求のあった団体の地縁団体台帳の写しに、証明文、証明年月日及び市長名を記載(様式第14号)し、市長印を押印して交付する。

 証明書の交付に際し、壱岐市手数料条例の規定に基づき、1部につき350円の手数料を徴収する。

(6) 認可事項書類は、当該団体が存続する間保存するものとし、地縁団体台帳は永久保存とする。

(告示事項の変更)

第6条 地縁団体から告示した事項に変更があった場合、その旨の届出を受けた日から14日以内に、その事務を処理する。

(1) 告示した事項に変更があった場合は、告示事項変更届出書(様式第15号)に変更があった事項、その内容、変更年月日及び変更理由を記入のうえ、変更があった旨を証する書類を添えて届出を受けるものとする。「変更があった旨を証する書類」とは、次の各号の事項を変更した場合に、それぞれに掲げる書類をいう。

 名称変更の場合、地方自治法第260条の3第2項の規定に基づく市長の認可を受けた規約の写し

 規約に定める目的変更の場合、地方自治法第260条の3第2項の規定に基づく市長の認可を受けた規約の写し

 区域変更の場合、地方自治法第260条の3第2項の規定に基づく市長の認可を受けた規約の写し

 事務所変更の場合、地方自治法第260条の3第2項の規定に基づく市長の認可を受けた規約の写し

 代表者の氏名及び住所変更の場合、変更後の代表者を選出した総会の議事録の写しで、議長及び議事録署名人の署名押印のあるものと、変更後の代表者が代表者となることを受諾した旨を記載した承諾書の写しで変更後の代表者本人の署名押印のあるもの。なお、代表者本人の変更はないが、その住所又は氏名に変更があった場合は住民票の写し

 裁判所による代表者の職務執行停止の有無並びに職務代行者の選任の有無の変更の場合、裁判所が発行した当該仮処分命令の写し。なお、職務代行者が選任されている場合は、その氏名及び住所も記入する。

 代理人の有無の変更の場合、変更届出書に代理人の住所、氏名及び委任事項も記入する。

 規約に定めた解散事由変更の場合、地方自治法第260条の3第2項の規定に基づく市長の認可を受けた規約の写し

(2) 変更届出書の受理及び確認を行う。変更届出書類の提出を受けたときは、記入、押印漏れがないか、また、変更があった旨を証する書類が添付されているか確認のうえ受理する。

(3) 告示事項変更の告示及び台帳への登載等を行う。

 変更届出書類について確認のうえ、市長の決裁を受けて、告示事項変更の決定をする。

 告示及び台帳への登載。決定の告示決裁を受けて、告示事項の変更の告示(様式第16号)を行い、当該地縁団体台帳に登載する。

 第5条第6号に準じ、変更届出書類を保管する。

(規約変更の認可)

第7条 認可を受けた団体で規約変更が生じた場合、その旨の届出を受けた日から14日以内に、その事務を処理する。

(1) 規約変更承認申請者の受理及び確認を行う。認可を受けた団体で、規約を変更した場合の地方自治法第260条の3第2項の規定に基づく認可申請は、規約変更認可申請書(様式第17号)及び次の各号に掲げる書類を添付して、届出を受ける。

 規約変更の内容及び理由を記載した書類

 規約変更を総会で議決したことを証する書類。規約変更を議決した総会の議事録の写しで、議長及び議事録署名人の署名、押印のあるもの。規約認可申請書類の提出を受けたときは、記入、押印漏れがないか、また、添付書類が添付してあるか確認のうえ受理する。なお、変更後の規約には、法第260条の2第3項に規定する規約に定める必要事項の定めがあるか否かを再確認するとともに、告示事項の変更が生じる場合は、認可後、告示事項の変更届が必要となる。

(2) 規約変更の認可を行う。変更認可申請書を受理した場合、不適切な事項の定めがないかを審査のうえ、市長の決裁を受けて、規約変更の認可・不認可を決定する。

附 則

(施行期日)

この訓令は、平成18年7月1日から施行する。

附 則(平成20年3月28日訓令第8号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年12月1日訓令第22号)

この訓令は、平成20年12月1日から施行する。

附 則(平成22年2月1日訓令第2号)

この訓令は、平成22年2月1日から施行する。

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壱岐市地縁による団体の認可等に関する事務処理要領

平成18年7月1日 訓令第12号

(平成22年2月1日施行)