○壱岐市消防の文書取扱いに関する規程
平成16年3月1日
壱岐市消本訓令甲第4号
(目的)
第1条 この訓令は、壱岐市消防の文書の取扱いについて、必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この訓令において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 文書取扱い責任者 消防本部にあっては総務課長、消防署にあっては各隊長、郷ノ浦支署及び勝本出張所にあっては各係長とする。
(2) 文書 消防本部及び消防署(支署及び出張所を含む。以下同じ。)において受け付け、若しくは発送し、又は保管(保存)するすべての文書をいう。
(3) 公文書 消防本部及び消防署において、職務上作成するすべての文書をいう。
(4) 特殊文書 秘密文書、親展文書、書留郵便物その他現金、金券、有価証券等を添付した文書をいう。
(5) 普通文書 特殊文書以外の文書をいう。
(6) 取扱い注意文書 秘密文書として指定するまでに至らないもので取扱い上注意を必要とする文書をいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常に整備して事務能率の向上に努めなければならない。
(係員の分担事務)
第4条 係員の分担事務は、消防本部にあっては消防長の承認を得て課長が定め、消防署にあっては消防署長の承認を得て副署長が定める。
(協力義務)
第5条 職員は、その分担事務に従事するほか、事務繁忙のときは、相互に協力する義務を有する。
(臨時又は特別の事務)
第6条 消防長は、臨時又は特別の事務を処理するため必要があるときは、臨時に指名してこれを処理させることができる。
(公文書の区分)
第7条 消防本部及び消防署における文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 告示 消防長名で、一定の事項を公式に広く一般に公示するものをいう。
(2) 公告 消防長名で、一事件又は軽易な事項に限って特定の個人又は一般に周知せしめるものをいう。
(3) 訓令甲 消防長名で、所属の機関又は職員に対して、職務運営の基本的な一般事項について命令するもので将来例規となるものをいう。
(4) 訓令乙 前号に準ずる軽易なもの又は一部に対するもの若しくは条例、規則、訓令甲の解釈、運用又は方針を示すものをいう。
(5) 指令 消防長名で、申請又は願出に対して、許可、認可及び承認等をするものをいう。
(6) 証明 願に対して証明することをいう。
(7) 辞令 消防長名で、職員の任免及び賞罰その他身上に関し命令することをいう。
(8) 往復文書 照会、回答、報告、申請、進達、上申、内申、通報通知、送付、依頼等をいう。
(9) 内部文書 伺い、願い、復命書、供覧事務引継書等をいう。
(10) 一般文書 前各号のいずれにも該当しないものをいう。
(文書の記号)
第8条 消防本部の文書の記号は、次のとおりとする。
告示 壱岐市消本告示第 号
公告 壱岐市消本公告第 号
訓令甲 壱岐市消本訓令甲第 号
訓令乙 壱岐市消本訓令乙第 号
証明 壱岐市消本証明第 号
一般文書 壱岐市消本(課名の略号)第 号
課名の略号
総務課 総
予防課 予
警防課 警
2 消防署の文書の記号は、次のとおりとする。
証明 壱岐消署証明第 号
一般文書 壱岐消署(係名の略号)第 号
係名の略号
総務係 総
予防係 予
警防係 警
救急救助係 救
3 文書の番号は、4月1日に起こし、3月31日に止める。ただし、同一事件に属する往復文書は、特に認められるもののほか、完結するまで同一番号を用い、この場合、照会及び通知を発するごとに「の2」「の3」等の順位を付けるものとする。
(公文書の記名)
第9条 消防本部又は消防署において施行する文書は、消防長名又は消防署長名を必ず用いるものとする。
(親展文書の取扱い)
第10条 総務課長は、親展文書(親展郵便を含む。)を受領したときは、開封することなく、親展文書受理簿に必要な事項を記載し、速やかに消防長に直接手渡しその処理について必要な指示を受けるものとする。
(文書の取扱い)
第11条 消防本部及び消防署において受領した文書は、その文書の余白に受付印を押印し、文書件名簿に必要な事項を記載し、受付印の番号欄に課又は係の略称と番号を記入すること。ただし、パンフレット等の軽易なものは、受付印のみとすることができる。
2 受領した文書で、主要または異例に属する文書は、受け付ける前に消防長又は消防署長に提出し、その処理について必要な指示を受けるものとする。
(口頭による照会等の取扱い)
第12条 公衆から、電話又は口頭による照会等を受理したときは、口頭受理簿に記載し前条の文書として処理するものとする。
(文書の様式等)
第13条 文書は、原則として横書きとする。ただし、公告等縦書きが適当と認められる場合は、この限りでない。
2 決裁権者の決裁が終了したときは、決裁欄に決裁済印を押印するものとする。
(整理保管)
第14条 文書は常に整理するとともに、適確に保管し、直ちに利用できるようにしなければならない。
(保存期間)
第15条 文書の保存期間は次のとおりとし、文書完結の翌年の1月1日から起算するものとする。ただし、会計に関する文書は、会計年度による。
第1類 永年保存
第2類 10年保存
第3類 5年保存
第4類 1年保存
2 編冊した文書の保存期間は、別表のとおりとする。
(非常持出し文書)
第16条 文書取扱責任者は、保存する文書のうち特に重要な文書は、非常持出しに指定し、見やすい箇所に「非常持出」と朱書きし、非常の際直ちに搬出できるよう措置しておかなければならない。
(文書の事故防止)
第17条 職員は、常に文書の所在及び経過を明らかにし、盗難及び紛失等の事故防止に留意するとともに、消防長又は消防署長の承認を得ないで部外者に示し、内容を告げ、謄本を与え、又は庁外に持出すことがないよう、文書事故の防止に努めなければならない。
(投書の取扱い)
第18条 職員は、投書を受理したときは、開封することなく、ただちに消防長に提出するものとする。
2 個人あての投書であっても、その取扱いは、前項に準じた取扱いとする。
附則
この訓令は、平成16年3月1日から施行する。
附則(平成28年4月1日消本訓令甲第1号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年4月1日消本訓令甲第4号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和5年2月1日消本訓令甲第2号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第15条関係)
1 第1類(永久保存)
ア 公告、訓令、達その他例規となるべきものの原議書
イ 将来参考となるべき官公庁の通達
ウ 史料又は考証となるべき文書
エ 財産、営造物に関する重要な文書
オ 重要な訴願、訴訟、審査請求、和解等紛議に関する文書
カ 任免、賞罰その他人事に関する文書
キ 重要な統計に関する文書及び地図類
ク 不動産の取得、管理、処分等に関する文書で重要なもの
ケ 予算、決算及び出納に関する特に重要な文書
コ 許可、認可及び契約に関する文書で特に重要なもの
サ 災害記録に関する文書
シ 継続使用中の諸台帳、名簿、索引、地図、計画表等の文書
ス 前各号のほか、10年を超えて保存する必要があると認められるもの
2 第2類(10年保存)
ア 市議会に関する文書
イ 陳情に関する文書
ウ 予算、決算、出納に関する文書
エ 工事及び物品等に関する契約文書
オ 官報及び公報
カ 調査、統計、報告及び証明等に関する文書
キ 予算の令達及びその執行に関する文書
ク 指示に関する文書
ケ 勤務成績評定書
コ 監察及び監査に関する文書
サ 前各号のほか、5年以上の保存を必要とするもの
3 第3類(5年保存)
ア 照会、回答その他往復文書に関するもの
イ 消耗品及び材料に関する文書
ウ 台帳に登録した諸通帳
エ 出張、時間外勤務、休日出勤、夜間勤務命令簿
オ 勤務表、当直日誌
カ 前各号のほか、1年以上の保存を必要とするもの
4 第4類(1年保存)
ア 文書の収受、発送に関する文書
イ 軽易な諸願、届出及び往復文書
ウ 前各号のほか、1年間の保存を必要とするもの