○壱岐市住民基本台帳ネットワークシステム本人確認情報管理要領

平成16年3月1日

訓令第12号

(本人確認情報管理)

第1条 市は、住民基本台帳ネットワークシステム(以下「住基ネット」という。)の情報資産(住基ネットに係る全ての情報並びにソフトウェア、ハードウェア、ネットワーク及び磁気ディスクをいう。)のうち、本人確認情報(データ)、本人確認情報が記録された帳票、マイナンバーカード等について本人確認情報管理を行う。

2 市に、本人確認情報に係る管理責任者を置き、管理責任者は、市民福祉課長をもって充てる。

3 管理責任者は、統合端末を設置している所属長等と協議して、住基ネットのオペレーション計画を定めるものとする。

(本人確認情報の取扱い)

第2条 本人確認情報を取り扱うことができる職員は、市民福祉課長並びに市民班及び支所市民生活班の職員並びに管理責任者が指定した職員とする。

2 住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第36条の2第1項で定める本人確認情報の漏えい、滅失及び損傷の防止並びに適切な管理のために、本人確認情報を取り扱うに際して、次の事項を遵守させる。

(1) 本人確認情報を画面表示する場合

 業務上必要のない本人確認情報を表示しない。

 長時間にわたり本人確認情報をディスプレイに表示したままの状態にしない。

 スクリーンセイバーを利用し、画面を長時間連続して表示させ続けないようにする。

 職員の離席時又は業務交代時は、業務アプリケーションをログオフし、又は終了する。

 住基ネット業務端末に係るディスプレイが窓口に来庁している住民から見える位置に設置しない。

 ディスプレイに、斜視防止フィルタを適用する等ののぞき見防止措置を行う。

 画面のハードコピーは、必要以外に取らない。また、必要以外に画像データとして保管することを禁止する。ただし、必要があってハードコピーを取る場合は、事前に管理責任者の承認を得て、その記録を残す。

(2) 本人確認情報の整合性の確保

 本人確認情報の入力、消除及び訂正を行う際には、整合性を確保するために、入力、消除及び訂正を行った者以外の者が確認する等、必ず入力、消除及び訂正した内容を確認する。

 入力、消除及び訂正作業に用いた帳票等は、適切に管理し、保管する。

 本人確認情報に誤りがあった際に、訂正を行う場合には、管理責任者の許可を得て行うこと。また、訂正した内容等については、その記録を残し、保管する。

(3) 本人確認情報の検索及び抽出

 業務上必要のない検索及び抽出は行わない。

 業務上の検索及び抽出を行う場合には、事前に検索及び抽出要件を明確にする。

(4) 本人確認情報の出力

 業務上必要のない帳票の出力は行わない。

 本人確認情報が記載されている帳票を出力した場合には、適正に管理する。

 大量に本人確認情報を出力することは、基本的に行わない。必要があって、大量に本人確認情報を出力する場合は、事前に管理責任者の承認を得て、その記録を残す。大量を定義する印刷物(整合性確認処理時のファイルへの出力数)等の量は20人以上とする。

 本人確認情報の入出力を行う際に可搬性のある記録媒体(DVD―RW、USBメモリ等)を一時的に使用するときは、必ず住基ネット専用の記録媒体を用いるとともに、接続前にウイルスチェックを行う。

 一時的に使用した記録媒体(DVD―RW、USBメモリ等)に存在する本人確認情報は、必ず削除を行う。

(本人確認情報の秘密保持義務)

第3条 法第30条の26第1項で定められた秘密保持義務は、本人確認情報に関する秘密と本人確認情報の電子計算機処理に関する秘密を対象とする。

2 単に、本人確認情報のみならず、住基ネットのセキュリティに関する情報や、パスワード、具体的な運用方法等も含まれるものであり、秘密保持義務を遵守する。

(帳票の管理)

第4条 帳票の管理の対象となるものを明確にし、紛失、盗難等を防止するための措置を講ずる。

2 帳票の管理の対象となるものは、次のとおりとする。

(1) 広域交付住民票

(2) 転出証明確認書

(3) 転入通知確認書

(4) 住民票コード通知票

(5) 住民票コード変更通知票

(6) 住民票の写しの広域交付・付記転入出処理件数一覧表

(7) 住民票コード要求・付番処理件数一覧表

(8) 本人確認情報更新処理件数一覧表

(9) 本人確認情報整合結果リスト

(10) 本人確認情報リスト

(11) 住民票の写しの広域交付・付記転入出処理件数年合計一覧表

(12) 住民票コード要求・付番処理件数年合計一覧表

(13) 本人確認情報更新処理件数年合計一覧表

(14) 戸籍附票記載事項通知処理件数一覧表

(15) マイナンバーカード管理帳票類

3 帳票の取扱いに際しては、帳票の出力、保管、廃棄等をする場合は、次のとおりとする。

(1) 出力した場合、出力帳票の種類、使用目的、出力月日、申請者、枚数等を記録する。

(2) 帳票を保管する場合は、保管する数量、内訳等を記入し、施錠のできる書庫保管を行い、紛失、盗難等を防止するための措置を講ずる。

(3) 保存期間等の終了に伴い帳票を廃止する場合又は印刷ミスで使用できなくなった用紙を廃棄する場合には、一般のゴミとして処分せず、次の方法により帳簿の廃棄を行う。

 廃棄方法は、焼却、用紙を細かく裁断する等によって、記述内容が判読できないようにする。

 保存していた帳票は、保存期間終了時には、その廃棄すべき帳票の内容及び数量を記録し、廃棄時にチェックを行う。

 廃棄すると決定した帳票は、長期間保管せず、速やかに処分を行う。

この訓令は、平成16年3月1日から施行する。

(平成23年4月1日訓令第25号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(平成27年10月5日訓令第39号)

この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)の施行の日(平成27年10月5日)から施行する。

(令和3年8月1日訓令第19号)

この訓令は、令和3年8月1日から施行する。

壱岐市住民基本台帳ネットワークシステム本人確認情報管理要領

平成16年3月1日 訓令第12号

(令和3年8月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第6節
沿革情報
平成16年3月1日 訓令第12号
平成23年4月1日 訓令第25号
平成27年10月5日 訓令第39号
令和3年8月1日 訓令第19号