○壱岐市情報公開事務取扱要領
平成16年3月1日
訓令第6号
第1 趣旨
この訓令は、別に定めるもののほか、壱岐市情報公開条例(平成16年壱岐市条例第10号。以下「条例」という。)に定める行政文書の公開に関する事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
第2 行政文書公開請求の窓口
1 行政文書の公開の請求(以下「公開請求」という。)の受付等は、総務課が所管する情報公開コーナーにおいて一元的に行うものとする。
2 情報公開コーナーで行う事務
(1) 行政文書の公開についての案内及び相談に関すること。
(2) 行政文書の公開の実施機関及び所管課(課相当の組織を含む。以下「所管課」という。)との連絡調整に関すること。
(3) 行政文書公開請求書(以下「公開請求書」という。)及び審査請求書の受付に関すること。
(4) 前3号に掲げるもののほか、壱岐市情報公開コーナー設置要綱(平成16年壱岐市告示第2号)に基づく事項
3 情報公開コーナーの利用時間
情報公開コーナーの利用時間は、午前8時30分から午後5時までとする。
4 公開請求に係る情報について、所管課に公開請求、問い合わせ等があった場合には、当該所管課において、従来から提供していた情報及び公開請求の手続をとるまでもなくその場で提供することができる情報については、従来どおり所管課で積極的に情報提供を行うものとする。
第3 情報の公開事務
1 行政文書の公開に関する案内及び相談
(1) 情報公開コーナーの職員は、公開請求をしようとする者の相談に応じるとともに、請求の内容を十分確認し、所管課が保有する行政資料や情報公開コーナーに備えている行政資料で足りる場合等、情報提供で対応することができる情報については、速やかに提供するものとする。
2 公開請求書を受け付ける際の留意事項
(1) 請求手続は、原則として本人による請求とするが、代理人による請求も行うことができるものであり、その場合には委任状を徴する等適切に対応するものとする。
(2) 情報の特定
公開請求に係る情報については、文書分類表又は情報目録により検索し、所管課と連絡をとることによって、当該情報の存在の有無を確認し、当該情報の件名又は内容の特定を行うものとする。
なお、当該情報が次のいずれにも該当することを確認すること。
ア 条例第2条第2項に定める情報であること。
イ 条例附則第2項に定める情報であること。
(3) 公開請求書の記載事項の確認
ア 請求者(公開請求書を提出したもの。以下同じ。)の「住所、氏名、電話」欄
(ア) 請求者であるかどうかの確認及び決定通知書の送付先の特定のため、正確に記載してあること。
(イ) 電話については、請求者に確実かつ迅速に連絡することができるようにするため自宅、勤務先等を記載してあること。
イ 「公開を請求する行政文書の名称又は内容」欄
「一般情報」の公開又は「自己情報」の開示のいずれかを区別するほか、請求の対象となる情報を特定するための欄であるので、件名又は内容によって情報を検索することができる程度に具体的に記載してあること。
ウ 「行政文書の公開の実施方法」
情報の閲覧、写しの交付、視聴いずれかの請求であるかが分かるように記載してあること。
(4) 公開請求書の記載が不十分な場合の対応
公開請求書に必要事項が記入されていない場合又は不明確な箇所がある場合には、請求者に対して、その箇所を訂正するよう求めるものとする。
(5) 受付保留の場合
公開請求書が提出された場合において、その場で当該請求に係る情報の存在の有無、内容等の確認ができないときは、情報公開コーナーの職員は、所管と思われる課(係)に連絡し、対応させるものとする。しかし、このとき、なお請求の内容等について直ちに確認することができないときは、請求者に対して、その場で受付ができない旨を説明し、受付保留の上、公開請求書を預かる取扱いとする。
この場合、情報公開コーナーの職員は、次のように受付をし、当該公開請求書の写しを請求者に交付するものとする。
この後、所管課の確認作業の結果、公開請求に係る情報の特定ができなかった場合又は請求に係る情報が存在しないことが明らかになった場合は、情報公開コーナーの職員は、当該公開請求書を受理することができない旨連絡し、公開請求書を返還するものとする。
なお、受理する場合の受付日の定め方は、次のとおりとする。
ア 所管課と確認の結果、公開請求書の訂正を要しない場合は、当該公開請求書を預かった日を受付日とする。
イ 所管課と確認の結果、公開請求書の訂正を要する場合は、情報公開コーナーの職員は、請求者と連絡をとり、当該公開請求書の訂正が終了した日を受付日とする。
3 公開請求書の受付
(1) 公開請求書の受付
所管課の職員は、公開請求書が情報公開コーナーから送付された場合は、前項に定める事項に留意し、必要事項が記入されていることを確認した上で、当該公開請求書の写しを請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。
ア 公開請求書を所管課が受理したときは、受理した日から起算して15日以内に公開の可否を決定し、請求者にこの旨通知するとともに、可とした情報については遅滞なく公開しなければならない。
なお、事務処理上困難その他正当な理由(第三者に対する意見書提出の機会を付与する場合の手続期間等)があるときは、受理した日から起算して45日を限度として可否の決定を延期することがあり、この場合は、行政文書公開決定等期間延長通知書により情報公開コーナーを経て請求者に通知すること。
イ 情報の公開を行う場合の日時及び場所については、行政文書公開決定通知書及び行政文書部分公開決定通知書により通知すること。
(2) 公開請求による特例
公開請求は、条例第6条の規定により行政文書公開請求書により行うものとし、郵送、電話又は口頭による公開請求は認めない。ただし、自ら文書による請求が困難な請求者に対しては、口頭による請求を認め、受付担当者において口頭筆記し、請求者の確認を得た上で受理するものとする。
4 受付後の公開請求の取扱い
(1) 公開請求書の所管課への送付
情報公開コーナーで公開請求書の受付を行った後は、公開請求書の写しを情報公開コーナーで保管するとともに、請求書の正本を所管課に送付するものとする。
(2) 決定期限の起算日
決定期限の起算日は、所管課が情報公開コーナーから公開請求書を受理した日とする。
5 公開・非公開決定に係る協議及び審議
(1) 公開請求書の内容確認
所管課は、情報公開コーナーから送付された公開請求書について次に掲げる事項について確認する。
ア 条例第2条第2号に定める情報に該当すること。
イ 条例第17条に定める情報に該当しないこと。
ウ 条例附則第2項に定める情報に該当すること。
(2) 協議
イ アの協議が調わない場合は、壱岐市情報公開運営審議会において審議するものとする。
6 公開・非公開の決定等
(1) 公開・非公開の決定
公開・非公開の決定は、前項の規定による確認、協議、審議等の結果を踏まえ、所管課が決裁を受けて行うものとする。決裁区分は、公開のときは総務課長、非公開(部分・時限公開を含む。)のときは市長決裁とする。
なお、決裁の方法は、起案用紙に各通知書等の写しを添付して決裁を受けるものとする(以下決裁方法については、同様の取扱いをするものとする。)。
(2) 起案文書の添付書類
公開・非公開決定に係る起案文書には、公開請求書、決定通知書の案、公開請求のあった情報の写し等を添付するものとする。ただし、前項第2号イの審議を行った場合は、その審議結果を添付するものとする。
(3) 決定通知書の記載要領
所管課の職員は、公開・非公開決定に係る通知書の記載に当たっては、次の事項に留意するものとする。
ア 行政文書公開決定通知書
(ア) 「行政文書の名称」欄
公開請求に係る件名又は内容を記入する。以下非公開、部分公開決定通知書においても同じ。
(イ) 「情報の公開を行う日時及び場所」欄
決裁が終了した後、請求者と事前に電話等により連絡をとり、都合のよい日時を指定するよう努めるものとする。
この場合、決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日以後の通常の執務時間内の日時を指定する。
なお、日時の指定に当たっては、あらかじめ情報公開コーナーと協議するものとする。
場所については、原則として情報公開コーナーとするが、所管課の事務に支障等がある場合は、情報公開コーナーと協議の上、別途場所を指定することができる。
イ 行政文書非公開決定通知書
(ア) 「非公開とする根拠規定」欄
条例第7条各号のいずれかに該当する場合は、その該当する条と号数及び理由(複数に該当する場合は、それぞれの理由)を記入するものとする。
(イ) 「時限性公開」欄
非公開決定を行う時点において、将来的に当該条例各号に規定する事由が消滅することにより請求のあった情報を公開することができるようになることが、おおむね2年以内をめどに確定的に明示することができるときは、その期日を記入する。
ウ 行政文書部分公開決定通知書
(ア) 「公開できない部分及び理由」欄
公開請求に係る情報に条例第7条各号のいずれかに該当する部分と、そうでない部分とが併せて記録されている場合に非公開部分を除いて公開するときは、条及び号数とその理由を記入するものとする。
(イ) 「公開の日時及び場所」欄
記入に当たっては、アの(イ)に準ずるものとする。
7 決定通知書の送付
所管課は、公開・非公開を決定したときは、速やかに請求者に対して情報公開コーナーを経て決定通知書を送付するとともに、その写しを情報公開コーナーに送付するものとする。
8 情報の公開の方法
(1) 閲覧の場合
文書、図画及び写真については、これらの原本を閲覧に供することにより行うものとする。
(2) 視聴の場合
フィルム、ビデオテープ等については、それぞれ映写機、再生機器等の通常の用法により行うものとする。
情報の一部を視聴に供する場合は、視聴に供することができない部分とそれ以外の部分とを容易に分離することができ、かつ、当該分離により公開の請求の趣旨が損なわれることがないと認められるときに、視聴に供することができない部分を除いて、当該情報を視聴に供する等の方法によるものとする。
(3) 写しの交付の場合
情報の写しの交付は、次の方法により行うものとする。
ア 情報(写真、フィルム及びビデオテープを除く。)の写しは、原則として、A3判以下の用紙を使用した乾式複写機により当該文書又は図画を複写して作成する。ただし、図画の写しを作成する際原本がA3判を超えている場合のほか、特別の事情があるときは、当該図画を縮小して複写することができるものとする。
イ 写しの交付を行うときは、これに係る費用(A3判まで1枚20円、A3判超はA3判に換算した費用)を徴すること。
なお、当該写しの郵送のときは、郵送に要する切手及び返信用封筒を事前に提出させるものとする。
ウ 写しの交付の部数は、公開請求のあった情報1件につき、1部とするものとする。
9 情報の公開の実施事務
(1) 日時及び場所
情報の公開は、あらかじめ決定通知書により指定した日時及び場所で実施するものとする。
(2) 職員の立会い
情報の公開を実施するときは、所管課及び必要に応じて情報公開コーナーの職員が立ち会うものとする。
情報公開コーナーにおいて公開する場合は、所管課は、情報の原本又はその写しを指定した日時に持参するものとする。
(3) 決定通知書の提示
情報公開コーナーの職員又は所管課は、情報の公開を実施する際には、請求者に対して決定通知書の提示を求めるものとする。
(4) 決定内容の確認
所管課の職員は、決定通知書に記入された情報と公開を受けようとする情報とが一致すること及び公開方法の区分の確認をすること。また、写しの交付を行う場合は、その写しの作成箇所等を、請求者に確認するものとする。
(5) 写しの費用の徴収
所管課は、写しの交付を行った場合は、その請求額を情報公開コーナー職員に連絡し、納入通知書を発行するものとする。
(6) 指定日以外の情報の公開の実施
請求者から指定の日時に来庁することができない旨の連絡があった場合は、請求者と相談の上、別の日時に情報の公開を実施することができるものとする。この場合、新たに公開決定の通知書は交付しないものとし、その旨情報公開コーナー職員に連絡するものとする。
(7) 実施に当たっての注意事項
情報の公開を実施するに当たって、請求者が、情報を汚損し、又は破損するおそれがあるときは、当該情報の閲覧又は視聴を中止させることができるものとする。
第4 審査請求があった場合の取扱い
1 審査請求の検討
審査請求に関する検討は、実施機関(所管課)において行い、所管課長は、関係課長及び総務課長と協議の上、必要に応じて壱岐市情報公開運営審議会に付議するものとする。
2 審査会への諮問
(1) 審査請求があった場合は、壱岐市情報公開審査会(以下「審査会」という。)に諮問しなければならないが、審査請求人の求めに実施機関(所管課)が全面的に合致するような決定の変更を行う場合は、審査請求の理由が消滅すると思われるので、諮問しないこともあり得る。
(2) 審査会への諮問は、情報の公開請求に係る決定の取扱いに準じ、所管課において、審査会への諮問書その他必要な事項について起案し、市長決裁の上決定するものとする。
3 審査会答申後の処理
(1) 審査会から答申があった場合、実施機関(所管課)は、答申を尊重し、速やかに審査請求に対する検討を行い、市長決裁の上決定するものとする。
(2) 所管課は、前号の決裁が終了したときは、審査請求に対する決定に係る通知書を、情報公開コーナーを経て当該審査請求人に送付するとともに、その写しを情報公開コーナーに送付するものとする。
第5 情報の検索資料の作成
情報公開コーナーは、情報の検索資料として、文書分類表及び情報目録を作成し、一般の閲覧に供するものとする。
附則
この訓令は、平成16年3月1日から施行する。
附則(平成23年4月1日訓令第18号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成28年4月1日訓令第2号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。