○壱岐市公文例規程
平成16年3月1日
訓令第5号
(趣旨)
第1条 この訓令は、公文書の書式等に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において「公文書」とは、次に掲げるもののほか、職員がその職務権限に基づいて作成する文書及び図画をいう。
(1) 例規文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき、市議会の議決を経て制定するもの
イ 規則 法第15条の規定に基づき、市長が制定するもの
(2) 令達文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 訓令 職務執行上の基本的事項等について、所属の機関又は職員に対して命令するもの
イ 通達 指揮監督権に基づいて所属の機関等に対し、職務執行上の細目、法令の解釈及び行政運用の方針等を指示し、又は命令するもの
ウ 指令 申請、願い出その他の要求に対して、指示し、又は命令するもの
(3) 公示文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 告示 法令等の規定又は権限に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を管内一般又はその一部に公示するもの
イ 公告 法令等の規定によらない一定の事実を管内一般又はその一部に公示するもの
(4) 議案文書 法第96条に定められた議決すべき事件について、市長又は議員が議会の議決を求めるものについて作成する文書
(5) 一般文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 照会 行政機関又は私人との間において、ある事項を問い合わせるもの
イ 回答 問い合わせに対し、一定の事項を知らせるもの
ウ 報告 国、県、委任者等に対して、一定の事実又は意思を知らせるもの
エ 通知 行政機関又は私人に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
オ 送達 経由すべきものとされている申請書その他の書類を国、県等に取り次ぐもの
カ 諮問 所属の機関(諮問機関を含む。)に対し、一定の事項について意見を求めるもの
キ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの
ク 協議 行政機関又は私人に対し、一定の事項について相談するもの
ケ 依頼 行政機関又は私人に対し、一定の事項を頼むもの
コ 申請・願い 所管の行政機関に対し、許可、認可、補助等の一定の行政行為を求めるもの
サ 届け 一定の事項を行政機関に届け出るもの
シ 上申 職員が上司又は上級行政機関に対し、必要に応じて意見又は事実を述べるもの
ス 進達 上級行政機関に提出すべき申請書その他の書類が下級行政機関を経由すべきものとされている場合に、下級行政機関が受け取った書類を上級行政機関に取り次ぐもの
セ 副申 進達する書類に参考意見を添えるもの
(6) 契約関係文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 契約書 一定の法律効果の下に、申込みと承諾という二つの意思表示が合致することによって成立した法律行為を証するもの
イ 請書 契約金額が少額等のため契約書の作成を省略した場合に、履行上の紛議を避けるため、主要な事項について後日の証拠となるべき証とするもの
ウ 覚書 確約書、誓約書、念書等その表題のいかんを問わず、契約書に代えて相互の間の権利関係等重要な事項を明記して交換するもの
エ 協定書 複数の当事者が一定の事項について合意の上取り決めるもの
(7) 特殊文書
ア 証明書・証書 一定の事項を明らかにするもの
イ 賞状 展覧会等で優秀な成績を収めた者を賞するもの
ウ 復命書 職員が、上司から命ぜられた任務について、その遂行の経過、内容及び結果を上司に報告するもの
エ 事務引継書 職員の退職、異動等に伴い、前任の職員が担任していた事務の処理状況を後任の職員又は所属長が指定する職員に引き継ぐもの
(8) その他の文書
ア 辞令 職員の身分、給与、勤務その他の異動についてその旨を記載して本人に交付するもの
イ 祝辞 式典等に際し、主催者又は来賓等が祝いの気持ちを表すあいさつに用いるもの
ウ 式辞 式典等に際し、主催者又は来賓等がその式典等の意義等を述べるあいさつに用いるもの
(用字)
第3条 公文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名については、それぞれ次の基準による。
(1) 常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)
(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)
(5) 公用文における漢字使用等について(昭和56年事務次官等会議申合せ)
(6) 法令における漢字使用等について(昭和56年内閣法制局総発第141号)
(7) 「公用文における漢字使用等について」の具体的な取扱い方針について(昭和56年内閣閣第150号・庁文国第19号)
(8) 法令用語改善の実施要領(昭和29年法制局総発第89号)
(用語)
第4条 公文書の用語については、おおむね次の基準による。
(1) 専門用語はなるべく用いないで、易しい言葉を用いること。
(2) 外来語は、日常使われているものを用いること。日常使われていない外来語を用いるときは、注釈を付けること。
(3) 古い言葉及び硬い表現を避け、日常使い慣れている言葉及び表現を用いること。
(4) あいまいな言葉を避け、具体的な言葉を用いること。
(5) 回りくどい表現を避け、簡潔な表現を用いること。
(6) 高圧的な言葉及び表現を避け、相手の気持ちを考えた言葉及び表現を用いること。
(文体)
第5条 公文書の文体については、おおむね次の基準による。
(1) 文体は、条例、規則、議案、専決処分、訓令、告示及び契約に関する文書を除き、原則として「ます」体を用いること。
(2) 文章は、なるべく区切って短くすること。
(3) 内容に応じ、箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。
(書式)
第6条 公文書の書式は、次の基準による。
(1) 用紙は、日本工業規格によるA4判を用いる。ただし、別に規格の定めのある場合その他特に他の規格の用紙を必要とする場合は、この限りでない。
(2) 公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについて作成する公文書については、この限りでない。
ア 法令その他これに準ずるものの規定により書式を縦書きと定められているもの
イ 他の官公署により書式を縦書きと定められたもの
ウ 賞状、祝辞その他これらに類するものであって縦書きが適当と認められるもの
(3) 受信者に付ける敬称には、「様」を用いる。
(形式)
第7条 公文書の形式については、おおむね別記の基準による。
附則
この訓令は、平成16年3月1日から施行する。
